Привіт, я Настя Войтенко — Partnership and Operations Lead | Talent Acquisition Specialist в агенції talentC. Сьогодні хочу поділитися нашим досвідом впровадження Application Tracking System в рекрутинг-команді.
ATS (Application Tracking System) — це програмне забезпечення, яке допомагає рекрутерам управляти процесом відбору та зберігати інформацію про кандидатів надійно та зручно.
Яка різниця між ATS та HRIS?
HRIS (Human Resource Information System) — це програмне забезпечення, яке допомагає керувати інформацією про співробітників компанії. HRIS містить багато функцій, наприклад, ведення кадрових документів, звітності, оплати праці тощо.
Основна різниця між ATS і HRIS полягає в тому, що ATS призначена для роботи з відбором кандидатів на вакансію, тоді як HRIS — для управління роботою вже зі співробітниками компанії.
ATS повинна мати всі необхідні функції, щоб ефективно керувати вакансіями та кандидатами. До цих функцій можуть належати:
- Створення та публікація вакансій. ATS дозволяє рекрутерам створювати вакансії та публікувати їх на різних сайтах з пошуку роботи, щоб залучити максимальну кількість кандидатів.
- Збір, організація та аналіз інформації про кандидатів. ATS допомагає це робити в одному місці. Так рекрутери можуть швидко знаходити необхідні дані та приймати обґрунтовані рішення про кандидатів.
- Фільтр кандидатів та відбір релевантних на вакансію. ATS фільтрує дані за різними критеріями, такими як досвід роботи, освіта та навички, щоб відібрати кандидатів, які найбільше підходять під вакансію.
- Управління співбесідами з кандидатами. ATS дозволяє рекрутерам легко управляти процесом співбесід з кандидатами, включаючи призначення дати та часу співбесіди, надсилання запрошень та повідомлень, а також збереження нотаток та коментарів за результатами спілкування.
- Відстеження статусу кожної вакансії та кандидата. ATS це робить в режимі реального часу. Так рекрутер може швидко з’ясувати, які кандидати є в процесі зараз та які вже не пройшли попередні етапи відбору на вакансію.
- Забезпечення конфіденційності інформації про кандидатів. Це в тому числі резюме, контакти та будь-які інші особисті дані.
- Автоматизація багатьох процесів, пов’язаних з відбором кандидатів. Це дозволяє рекрутерам ефективніше використовувати свій час та ресурси.
Отже, якщо ви шукаєте ефективний інструмент для керування процесом відбору кандидатів — ATS може бути саме тим, що вам потрібно.
Як ми прийшли до ATS?
Trello
Спершу, ми працювали в Trello, де у нас був шаблон логік, який ми копіювали й апдейтили під кожну нову вакансію. Шаблон логік включав перелік етапів, на яких знаходиться кандидат в рамках рекрутинг воронки.
Переваги роботи з Trello:
- Безкоштовний інструмент для роботи з великими об’ємами даних.
- Можна одразу бачити, на якому етапі воронки є проблема і що зробити для її вирішення, якщо коректно налаштувати логіки в рамках борда.
- Можливість пересувати кандидатів по етапах, додавати в борди Trello CV, результати скринінг-інтерв’ю, тестове завдання, тегати hiring-менеджера, ставити дедлайни в процесі роботи.
Недоліки:
- Відсутність автоматизації рутинних задач, які витрачали ресурс рекрутерів.
- Відсутність необхідних інтеграцій, у яких поступово з’явилася потреба, коли збільшилася кількість вакансій в роботі.
- Відсутність аналітики.
- Тому ми проаналізували наявні ATS на ринку, розробили порівняльну таблицю за критеріями: ціна, якість, переваги, недоліки. Як результат, ми обрали Breezy HR.
- Наступним етапом став процес перенесення бази кандидатів, налаштування логік в рамках системи під запити компанії та навчання рекрутерів разом з hiring-менеджерами.
Інтеграцію Breezy HR та Trello мав забезпечити Zapier. Ми почали його тестувати й з’ясували, що на той час Zapier міг тільки перенести назви карток кандидатів, цього було замало. Нам було потрібно зберегти й перенести всі дані з Trello, включаючи файли, які були в картках.
Далі почалася найскладніша робота, яка зайняла в нас понад місяць часу — мануальне перенесення усіх актуальних бордів з Trello до Breezy HR.
Якщо у вас схожа ситуація, тоді ми рекомендуємо:
- Долучити ще одного працівника, який full-time протягом місяця зможе виконати дану задачу.
- Призначити працівника, який також побудує необхідні логіки бордів, створить скрипти листів, автоматизує необхідні процеси та підготує ATS до повного запуску. А ще, підготує детальні мануали про використання системи окремо рекрутерами та hiring-менеджерами.
- Закласти час на навчання команди та hiring-менеджерів (орієнтовно 1-2 місяці), протягом якого вони будуть вивчати систему.
Які ж функціональні особливості Breezy HR?
- Створення борда під кожну з позицій. В борд рекрутер зможе додавати конкретних учасників, які не будуть бачити усі інші борди.
- Підвʼязка відгуків з robota.ua та DOU, які автоматично потрапляють одразу в конкретний борд коректної вакансії.
- Трекінг джерела, з якого рекрутер отримує резюме.
- Зручна синхронізація даних про кандидата. Якщо кандидат, якого процесить рекрутер, паралельно проходить відбір на іншу позицію, рекрутер це одразу побачить. Також, уся історія взаємодії з кандидатом зберігається в картці кандидата.
- Наявна автоматизація розсилок та інших листів. Наприклад, рекрутер визначив кандидата, який не пройшов етап скринінг-резюме. Тоді картку кандидата переносять в сусідню колонку і кандидат автоматично отримує лист з фідбеком.
- Автоматична розсилка опитувальників. За допомогою цього функціоналу кандидатам автоматично надходить лист з проханням заповнити форму з переліком скринінг-інтерв’ю/ заповнити pre-test і т.д.
- Автоматичне створення запрошень на співбесіду. Завдяки цій функції кандидат може обрати вільний та зручний для нього час в календарі менеджера (це як в Calendly, але внутрішня фіча нашої ATS).
- Перегляд воронки на вакансію, яка оновлюється в режимі реального часу. Це дозволяє швидко з’ясувати, на якому з етапів є можлива проблема.
- Аналітика переходів за посиланням на вакансію та аналітика відгуків.
- Можливість пошуку по базі кандидатів через boolean-запити та великий перелік фільтрів.
- Серед недоліків Breezy HR: відсутність прямої інтеграції з LinkedIn та не досконала аналітика.
Тож, як обрати ATS?
При виборі ATS рекрутеру варто звернути увагу на такі фактори:
- Функціональність. ATS повинна мати всі необхідні функції, щоб ефективно керувати вакансіями та кандидатами.
- Інтеграції. ATS повинна легко інтегруватися з іншими інструментами, які використовує рекрутер. Наприклад, з соціальними мережами.
- Безпека. ATS повинна забезпечувати конфіденційність інформації про кандидатів.
- Вартість. ATS повинна бути доступною для рекрутера з точки зору вартості та відповідати бюджету.
Бажаємо вам успіхів у пошуку і виборі своєї “ідеальної” ATS 🙂